<h2 class="PlaygroundEditorTheme__h2" dir="ltr" style="text-align: start;">Gestión de Pagos de Facturas de Venta en ERPNext</h2>La correcta gestión de los pagos recibidos es fundamental para mantener la integridad contable y asegurar el cumplimiento normativo. En ERPNext, el proceso se integra para reflejar con precisión las transacciones financieras y cumplir con los requisitos de la Facturación Electrónica en Costa Rica. <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">1. Pasos para Registrar un Pago Recibido contra una Factura de Venta</h3> Una Factura de Venta es un documento contable que, al ser enviado, actualiza las cuentas por cobrar y registra los ingresos contra la cuenta del cliente&nbsp;. Cuando un cliente realiza un pago, este debe ser registrado en el sistema.Para registrar un pago recibido contra una Factura de Venta existente en ERPNext, siga los siguientes pasos: <ol class="PlaygroundEditorTheme__ol1"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Acceder a la Factura de Venta:&nbsp;Navegue a la lista de Facturas de Venta (Inicio &gt; Contabilidad &gt; Cuentas por Cobrar &gt; Factura de Venta) y abra la factura específica para la cual se ha recibido el pago.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Iniciar la Creación del Asiento de Pago:&nbsp;Dentro de la Factura de Venta, busque la opción para "Crear" o "Generar" un "Asiento de Pago" (Payment Entry). Esta funcionalidad permite vincular directamente el pago a la factura.</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Completar los Detalles del Pago:</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Monto del Pago:&nbsp;Ingrese el monto exacto recibido del cliente.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Fecha del Pago:&nbsp;Establezca la fecha en que se recibió el pago. Es crucial que esta fecha sea la real de la transacción, ya que los documentos electrónicos de Hacienda no permiten modificaciones de fecha posteriores a su emisión&nbsp;.</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Medio de Pago:&nbsp;Seleccione el medio por el cual se realizó el pago (ej. SINPEMóvil, transferencia bancaria, efectivo, tarjeta de crédito).</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Cuenta Bancaria/Caja:&nbsp;Especifique la cuenta bancaria o de caja donde se depositó o recibió el dinero.</li><li value="5" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Referencia:&nbsp;Agregue cualquier número de referencia de la transacción bancaria o del cliente para facilitar la conciliación.</li></ul></li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Guardar y Enviar:&nbsp;Una vez completados todos los detalles, guarde el documento de Pago y luego envíelo. Al enviar el Pago, el sistema actualizará automáticamente el estado de la Factura de Venta y los registros contables correspondientes. Además, enviará el documento de Recibo Electrónico de Pago o REP al Ministerio de Hacienda.</li></ol> <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">2. Consideraciones para el Asiento de Pago</h3> Al crear o gestionar documentos de Asiento de Pago, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones contables y del sistema: <ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Impacto Contable (Asientos de Diario):&nbsp;Al enviar un Asiento de Pago, el sistema genera automáticamente asientos de diario a la Contabilidad. Típicamente, se debita la cuenta de Banco o Caja (donde se recibió el dinero) y se acredita la cuenta del Cliente, reduciendo así el saldo por cobrar del cliente.</li></ul> <ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Actualización del Estado de la Factura de Venta:&nbsp;El estado de la Factura de Venta se actualizará automáticamente. Si el pago cubre el monto total, el estado cambiará a "Pagado". Si es un pago parcial, la factura puede permanecer en estado "Impago" o "Vencido" si la fecha de vencimiento ha pasado, hasta que se reciba el monto restante.</li></ul> <ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Conciliación Bancaria:&nbsp;Es fundamental conciliar regularmente los Asientos de Pago con los extractos bancarios para asegurar que todos los ingresos se registren correctamente y que no haya discrepancias.</li></ul> <ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Período Contable:&nbsp;Los Asientos de Pago, al igual que otras transacciones contables, deben crearse dentro de un Período Contable definido y abierto. ERPNext restringe la creación de transacciones fuera de los períodos contables cerrados para preservar la integridad de los informes financieros.</li></ul> <ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Dimensiones Contables:&nbsp;Si su empresa utiliza dimensiones contables (como Centro de Costo o Proyecto), asegúrese de que el Asiento de Pago esté correctamente etiquetado si aplica, para permitir un análisis detallado de la rentabilidad y el rendimiento por segmento.</li></ul> <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">3. Cumplimiento con la Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda (Costa Rica)</h3> Para las empresas en Costa Rica, el registro de pagos no solo implica la actualización interna de los libros contables, sino también el cumplimiento con los requisitos de la "Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda". El "Recibo Electrónico de Pago", o REP, es el comprobante electrónico autorizado para respaldar la recepción de pagos. Al realizar un Pago en ERPNext y enviarlo, éste se enviará automáticamente al sistema de Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda para su procesamiento.La información sobre la aceptación o rechazo del Pago por parte de Hacienda, se puede consultar en la pestañan "FacturaCR" del documento de Pago en ERPNext.

## Gestión de Pagos de Facturas de Venta en ERPNext

La correcta gestión de los pagos recibidos es fundamental para mantener la integridad contable y asegurar el cumplimiento normativo. En ERPNext, el proceso se integra para reflejar con precisión las transacciones financieras y cumplir con los requisitos de la Facturación Electrónica en Costa Rica.

### 1\. Pasos para Registrar un Pago Recibido contra una Factura de Venta

Una Factura de Venta es un documento contable que, al ser enviado, actualiza las cuentas por cobrar y registra los ingresos contra la cuenta del cliente . Cuando un cliente realiza un pago, este debe ser registrado en el sistema.

Para registrar un pago recibido contra una Factura de Venta existente en ERPNext, siga los siguientes pasos:

1. ****Acceder a la Factura de Venta:****Navegue a la lista de Facturas de Venta (Inicio > Contabilidad > Cuentas por Cobrar > Factura de Venta) y abra la factura específica para la cual se ha recibido el pago.
2. ****Iniciar la Creación del Asiento de Pago:****Dentro de la Factura de Venta, busque la opción para "Crear" o "Generar" un "Asiento de Pago" (Payment Entry). Esta funcionalidad permite vincular directamente el pago a la factura.
3. ****Completar los Detalles del Pago:****
4. * ****Monto del Pago:****Ingrese el monto exacto recibido del cliente.
   * ****Fecha del Pago:****Establezca la fecha en que se recibió el pago. Es crucial que esta fecha sea la real de la transacción, ya que los documentos electrónicos de Hacienda no permiten modificaciones de fecha posteriores a su emisión .
   * ****Medio de Pago:****Seleccione el medio por el cual se realizó el pago (ej. SINPEMóvil, transferencia bancaria, efectivo, tarjeta de crédito).
   * ****Cuenta Bancaria/Caja:****Especifique la cuenta bancaria o de caja donde se depositó o recibió el dinero.
   * ****Referencia:****Agregue cualquier número de referencia de la transacción bancaria o del cliente para facilitar la conciliación.
5. ****Guardar y Enviar:****Una vez completados todos los detalles, guarde el documento de Pago y luego envíelo. Al enviar el Pago, el sistema actualizará automáticamente el estado de la Factura de Venta y los registros contables correspondientes. Además, enviará el documento de Recibo Electrónico de Pago o REP al Ministerio de Hacienda.

### 2\. Consideraciones para el Asiento de Pago

Al crear o gestionar documentos de Asiento de Pago, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones contables y del sistema:

* ****Impacto Contable (Asientos de Diario):****Al enviar un Asiento de Pago, el sistema genera automáticamente asientos de diario a la Contabilidad. Típicamente, se debita la cuenta de Banco o Caja (donde se recibió el dinero) y se acredita la cuenta del Cliente, reduciendo así el saldo por cobrar del cliente.

* ****Actualización del Estado de la Factura de Venta:****El estado de la Factura de Venta se actualizará automáticamente. Si el pago cubre el monto total, el estado cambiará a "Pagado". Si es un pago parcial, la factura puede permanecer en estado "Impago" o "Vencido" si la fecha de vencimiento ha pasado, hasta que se reciba el monto restante.

* ****Conciliación Bancaria:****Es fundamental conciliar regularmente los Asientos de Pago con los extractos bancarios para asegurar que todos los ingresos se registren correctamente y que no haya discrepancias.

* ****Período Contable:****Los Asientos de Pago, al igual que otras transacciones contables, deben crearse dentro de un Período Contable definido y abierto. ERPNext restringe la creación de transacciones fuera de los períodos contables cerrados para preservar la integridad de los informes financieros.

* ****Dimensiones Contables:****Si su empresa utiliza dimensiones contables (como Centro de Costo o Proyecto), asegúrese de que el Asiento de Pago esté correctamente etiquetado si aplica, para permitir un análisis detallado de la rentabilidad y el rendimiento por segmento.

### 3\. Cumplimiento con la Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda (Costa Rica)

Para las empresas en Costa Rica, el registro de pagos no solo implica la actualización interna de los libros contables, sino también el cumplimiento con los requisitos de la "Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda". El "Recibo Electrónico de Pago", o REP, es el comprobante electrónico autorizado para respaldar la recepción de pagos. Al realizar un Pago en ERPNext y enviarlo, éste se enviará automáticamente al sistema de Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda para su procesamiento.

La información sobre la aceptación o rechazo del Pago por parte de Hacienda, se puede consultar en la pestañan "FacturaCR" del documento de Pago en ERPNext.

<h2 class="PlaygroundEditorTheme__h2" dir="ltr" style="text-align: start;">Gestión de Pagos de Facturas de Venta en ERPNext</h2>La correcta gestión de los pagos recibidos es fundamental para mantener la integridad contable y asegurar el cumplimiento normativo. En ERPNext, el proceso se integra para reflejar con precisión las transacciones financieras y cumplir con los requisitos de la Facturación Electrónica en Costa Rica. <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">1. Pasos para Registrar un Pago Recibido contra una Factura de Venta</h3> Una Factura de Venta es un documento contable que, al ser enviado, actualiza las cuentas por cobrar y registra los ingresos contra la cuenta del cliente&nbsp;. Cuando un cliente realiza un pago, este debe ser registrado en el sistema.Para registrar un pago recibido contra una Factura de Venta existente en ERPNext, siga los siguientes pasos: <ol class="PlaygroundEditorTheme__ol1"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Acceder a la Factura de Venta:&nbsp;Navegue a la lista de Facturas de Venta (Inicio &gt; Contabilidad &gt; Cuentas por Cobrar &gt; Factura de Venta) y abra la factura específica para la cual se ha recibido el pago.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Iniciar la Creación del Asiento de Pago:&nbsp;Dentro de la Factura de Venta, busque la opción para "Crear" o "Generar" un "Asiento de Pago" (Payment Entry). Esta funcionalidad permite vincular directamente el pago a la factura.</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Completar los Detalles del Pago:</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Monto del Pago:&nbsp;Ingrese el monto exacto recibido del cliente.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Fecha del Pago:&nbsp;Establezca la fecha en que se recibió el pago. Es crucial que esta fecha sea la real de la transacción, ya que los documentos electrónicos no permiten modificaciones de fecha posteriores a su emisión&nbsp;.</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Método de Pago:&nbsp;Seleccione el método por el cual se realizó el pago (ej. transferencia bancaria, efectivo, tarjeta de crédito).</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Cuenta Bancaria/Caja:&nbsp;Especifique la cuenta bancaria o de caja donde se depositó o recibió el dinero.</li><li value="5" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Referencia (Opcional):&nbsp;Agregue cualquier número de referencia de la transacción bancaria o del cliente para facilitar la conciliación.</li></ul></li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Guardar y Enviar:&nbsp;Una vez completados todos los detalles, guarde el Asiento de Pago y luego envíelo. Al enviar el Asiento de Pago, el sistema actualizará automáticamente el estado de la Factura de Venta y los registros contables correspondientes.</li></ol> <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">2. Consideraciones Cruciales para el Asiento de Pago</h3> Al crear o gestionar documentos de Asiento de Pago, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones contables y del sistema: <ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Impacto Contable (Asientos de Diario):&nbsp;Al enviar un Asiento de Pago, el sistema genera automáticamente asientos de diario (GL Entry). Típicamente, se debita la cuenta de Banco o Caja (donde se recibió el dinero) y se acredita la cuenta del Cliente, reduciendo así el saldo por cobrar del cliente.</li></ul> <ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Actualización del Estado de la Factura de Venta:&nbsp;El estado de la Factura de Venta se actualizará automáticamente. Si el pago cubre el monto total, el estado cambiará a "Pagado". Si es un pago parcial, la factura puede permanecer en estado "Impago" o "Vencido" si la fecha de vencimiento ha pasado, hasta que se reciba el monto restante.</li></ul> <ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Conciliación Bancaria:&nbsp;Es fundamental conciliar regularmente los Asientos de Pago con los extractos bancarios para asegurar que todos los ingresos se registren correctamente y que no haya discrepancias.</li></ul> <ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Período Contable:&nbsp;Los Asientos de Pago, al igual que otras transacciones contables, deben crearse dentro de un Período Contable definido y abierto. ERPNext restringe la creación de transacciones fuera de los períodos contables cerrados para preservar la integridad de los informes financieros.</li></ul> <ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Dimensiones Contables:&nbsp;Si su empresa utiliza dimensiones contables (como Centro de Costo o Proyecto), asegúrese de que el Asiento de Pago esté correctamente etiquetado si aplica, para permitir un análisis detallado de la rentabilidad y el rendimiento por segmento.</li></ul> <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">3. Cumplimiento con la Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda (Costa Rica)</h3> Para las empresas en Costa Rica, el registro de pagos no solo implica la actualización interna de los libros contables, sino también el cumplimiento con los requisitos de la "Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda". El "Recibo Electrónico de Pago" es el comprobante electrónico autorizado para respaldar la recepción de pagos&nbsp;. Las consideraciones clave para el cumplimiento son: <ol class="PlaygroundEditorTheme__ol1"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Generación del Recibo Electrónico de Pago (XML):</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">El sistema ERPNext debe ser capaz de generar un "Recibo Electrónico de Pago" en formato XML, conforme a los formatos y especificaciones técnicas exigidas por el Ministerio de Hacienda&nbsp;.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Este documento debe incluir la identificación del obligado tributario (nombre, cédula, dirección, correo electrónico), el nombre del tipo de documento ("Recibo Electrónico de Pago"), una numeración consecutiva automática y una clave numérica&nbsp;.</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">La fecha de emisión del recibo electrónico debe ser la fecha real del pago, sin posibilidad de modificaciones posteriores (no se permite la emisión con fecha anterior o posterior).</li></ul></li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Transmisión Inmediata al Ministerio de Hacienda:</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">El archivo XML del Recibo Electrónico de Pago debe ser enviado de forma inmediata y automatizada al Ministerio de Hacienda para su validación.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">En casos de inaccesibilidad a internet, el archivo debe generarse e incorporarse el mecanismo de seguridad (firma digital o llave criptográfica) en el mismo acto de la transacción, y el envío debe realizarse a más tardar dos días hábiles después de su generación, indicando la situación "sin internet"&nbsp;.</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Si el enlace del Ministerio de Hacienda está fuera de servicio, los archivos deben almacenarse y enviarse una vez que se restablezca la comunicación. Bajo ninguna circunstancia se debe utilizar un comprobante provisional preimpreso&nbsp;.</li></ul></li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Recepción y Almacenamiento del Mensaje de Respuesta:</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Una vez que el Ministerio de Hacienda recibe el archivo XML, remitirá un acuse de recibo y, posteriormente, un "Mensaje de Respuesta" (también en formato XML) indicando la aceptación o rechazo del comprobante electrónico&nbsp;.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">El sistema debe recibir y almacenar este mensaje de aceptación, ya que constituye el respaldo de la validación. Sin este mensaje de aceptación, el comprobante electrónico no podrá ser utilizado como respaldo de créditos fiscales ni como gastos deducibles&nbsp;.</li></ul></li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Mecanismos de Seguridad:</li><li value="5" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Los comprobantes electrónicos deben incorporar elementos de seguridad como la firma digital o la llave criptográfica del Ministerio de Hacienda, que garantizan la integridad, autenticidad y autoría del documento&nbsp;.</li></ul></li><li value="5" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Almacenamiento Electrónico:</li><li value="6" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Es obligatorio almacenar y conservar en soporte electrónico los archivos XML emitidos y recibidos, incluyendo los mensajes de aceptación o rechazo del Ministerio de Hacienda, por un plazo de cinco años.</li></ul></li></ol> Al seguir estos pasos y consideraciones, las empresas pueden asegurar que sus procesos de registro de pagos en ERPNext no solo sean eficientes internamente, sino que también cumplan plenamente con las regulaciones de Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda de Costa Rica.

Creación de Recibos de Pago

Ayuda sobre Facturación Electrónica en ERPNext