Se explica cómo utilizar la funcionalidad de numeración de las secuencias de documentos (Facturas, Productos, Clientes, etc.).

# Manejo de las series de numeración de documentos

## 1\. ¿Qué es la serie de numeración de documentos?

En ERPNext, cada tipo de documento (por ejemplo, Facturas de Venta, Órdenes de Compra, etc.) puede tener uno o varios****prefijos****que generan automáticamente los números de documento. A esto se le llama****Naming Series****(serie de numeración).

Ejemplo:  
Si defines la serie INV12#### para Facturas de venta, se generarán documentos como:

* INV120001
* INV120002
* INV120003  
…y así sucesivamente.

También puedes tener varias series para un mismo tipo de documento, por ejemplo para Facturas de Venta:

* Para Facturas de venta: ACC-SIFAC-.YYYY.####
* Para Tiquetes de venta: ACC-SITIQ-.YYYY.####

![image.png](https://files.clickconnector.app/429d60_image.1771369168168.png)

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## 2\. Cómo entrar a la configuración de Document Naming Settings

1. Ve a:****Home > Settings > Document Naming Settings****.
2. Se abrirá una pantalla donde podrás configurar las series por tipo de documento.

![image.png](https://files.clickconnector.app/429d60_image.1771369215521.png)

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## 3\. Crear o editar series de numeración para un documento

Dentro de****Document Naming Settings****:

1. ****Selecciona el tipo de documento****(por ejemplo,**Sales Invoice**,**Purchase Order**, etc.).
2. * Al seleccionarlo, el sistema mostrará la serie actual en una caja de texto.
3. ****Edita o añade las series****:Ejemplos válidos en distintas líneas:text

   ```
   ACC-SINV-.YYYY.SINV12####SALESINV-00####
   ```
4. * Escribe cada serie en****una línea distinta****.
   * Usa****prefijos únicos****para cada serie.
   * La****primera línea****será la****serie por defecto****, a menos que obligues al usuario a elegir siempre.
5. ****Obligar al usuario a elegir siempre la serie (opcional)****
6. * Marca la casilla****“User must always select”****si quieres que el usuario tenga que escoger explícitamente la serie cada vez que cree un documento.
   * Si esta opción está marcada,****no habrá serie por defecto****.
7. Haz clic en el botón****Update****para guardar los cambios en las series del documento seleccionado.
8. Para ver las nuevas series en los documentos, ve a****Settings > Reload****para recargar el sistema.

Cuando abras un nuevo documento de ese tipo, las nuevas series aparecerán disponibles para seleccionarlas en el campo de numeración.

![image.png](https://files.clickconnector.app/429d60_image.1771369168168.png)

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## 4\. Incluir el año o el ejercicio fiscal en la numeración

ERPNext permite mostrar el año dentro de la serie:

* Si escribes YYYY en la serie, el sistema tomará automáticamente****el año actual****.  
Ejemplo: ACC-SINV-.YYYY.SINV12#### mostrará el año del momento en que se crea el documento.
* Para mostrar el****ejercicio fiscal****de forma manual, puedes usar algo como:  
ACC-SINV-.19-20.-  
donde 19-20 representa el ejercicio fiscal 2019–2020.

Es habitual tener una serie distinta para cada ejercicio fiscal.

En el documento origen se menciona que, en una captura de pantalla de una Factura de Venta, se ve el año 2019 incluido en el número de documento.![image.png](https://files.clickconnector.app/429d60_image.1771369353875.png)

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## 5\. Cambiar el número inicial / actual de una serie existente

Si ya tienes documentos creados y quieres:

* ****Reiniciar la numeración****, o
* ****Saltar a un número más alto****(por ejemplo, empezar en 500), puedes hacerlo desde la sección****Update Series****:

1. En****Document Naming Settings****, ve a la sección****Update Series****.
2. Selecciona la****serie (prefijo)****cuyo número quieres cambiar.
3. El sistema mostrará el****valor actual****de esa serie.
4. Cambia el número al valor que necesites:
5. * Por ejemplo, si la serie de**Sales Order**está en 16 y quieres que empiece desde 50, escribe 50.
   * Si quieres “reiniciar”, puedes escribir 0 para que comience de nuevo desde el siguiente número que corresponda.
6. Haz clic en****Update Series Number****para guardar el nuevo valor.

> A partir de ese momento, cualquier nuevo documento creado con esa serie empezará desde el nuevo número que hayas definido.

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## 6\. Usar valores de campos en la serie (por ejemplo, código de proveedor)

También puedes incluir en la numeración valores que provengan de campos del documento (por ejemplo, un código de proveedor).

En el documento de referencia se propone este ejemplo:

1. Crear un campo personalizado****“Vendor ID”****en el documento****Supplier****.
2. En****Naming Series****, definir una serie como:text

   ```
   PO-.YY.MM.-.vendor_id.-.####
   ```
3. El resultado sería algo como:  
PO-1503-WN-00001Donde:
4. * 15 = año (formato abreviado),
   * 03 = mes,
   * WN = código del proveedor (Vendor ID, por ejemplo para “Web Notes”),
   * 00001 = número correlativo.

Algunas recomendaciones:

* Tener una****serie distinta por tipo de cliente****o por****cada tienda****o punto de venta.
* Usar****códigos cortos****(short-codes) para proveedores, por ejemplo WN para la empresa “Web Notes”, e incluir ese código en la serie para identificar rápidamente el origen del documento.

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## 7\. Configuración del nombre de documentos enmendados (Amended Documents)

Algunas empresas prefieren que los****documentos enmendados****(por ejemplo, una factura modificada) tengan un nombre/número distinto al original. ERPNext permite configurar este comportamiento.

Para configurarlo:

1. Dentro de****Document Naming Settings****, ve a la sección****Amended Documents****.
2. Elige una de estas opciones:
3. * ****Aplicar el contador de enmienda por defecto****(**Apply the Default Amend Counter**) para cambiar la forma de nombrar enmendados en****todos****los doctypes.
   * ****Personalizar la nomenclatura por doctypes específicos****, seleccionando qué doctypes quieres y definiendo su método de numeración de enmendados.
4. Haz clic en****Update Amendment Counter****para guardar los cambios.

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### 8\. Ver las nuevas series en el sistema

Cada vez que:

* Añadas nuevas series, o
* Cambies las series de un tipo de documento, haz lo siguiente:

1. Ve a****Settings > Reload****para recargar las configuraciones.
2. Luego, abre un nuevo documento del tipo correspondiente y verás las nuevas series disponibles para seleccionar en el campo de numeración.

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## Resumen para usuarios finales

1. ****Accede****a**Home > Settings > Document Naming Settings**.
2. ****Elige el documento****, define o ajusta sus series (una por línea, prefijo único; la primera será la serie por defecto).
3. ****Decide****si el usuario debe elegir siempre la serie marcando “User must always select”.
4. ****Incluye año o ejercicio fiscal****usando YYYY o escribiendo manualmente el rango (por ejemplo 19-20).
5. ****Ajusta el número actual****desde**Update Series**si necesitas reiniciar o cambiar la secuencia.
6. ****Usa campos del documento****(como Vendor ID) en la serie para una numeración más informativa.
7. ****Configura los documentos enmendados****en la sección**Amended Documents**, y guarda con**Update Amendment Counter**.
8. ****Recarga****el sistema en**Settings > Reload**para ver los cambios en los documentos.