Puedes manejar una&nbsp;Caja Chica&nbsp;(Petty Cash) para compras en ERPNext. Es una práctica contable común y ERPNext ofrece las herramientas necesarias para gestionarla de manera efectiva. La gestión de la Caja Chica en ERPNext implica la creación de una cuenta contable específica, el registro de los desembolsos iniciales, el seguimiento de los gastos y la reposición del fondo. Aquí te explico el proceso paso a paso: <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">1. Crear la Cuenta Contable de Caja Chica</h3>Primero, necesitas una cuenta en tu plan de cuentas que represente el efectivo físico que tienes en la caja chica.<ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Ubicación en el Árbol de Cuentas:&nbsp;Esta cuenta debe ser un&nbsp;Activo Corriente, específicamente dentro de la categoría de "Caja y Bancos".</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Tipo de Cuenta en ERPNext:&nbsp;Debe ser de tipo&nbsp;"Cash"&nbsp;(Efectivo) o&nbsp;"Bank"&nbsp;(Banco), aunque "Cash" es más apropiado para una caja chica.</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Cuenta Padre:&nbsp;1110 - Caja y Bancos&nbsp;(o la cuenta padre equivalente en tu plan de cuentas).</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Nombre de la Cuenta Hija:&nbsp;1111 - Caja Chica - [Nombre del Custodio/Ubicación]&nbsp;(por ejemplo,&nbsp;1111 - Caja Chica - Oficina Principal). Esto ayuda a identificar quién es el responsable o dónde se encuentra el fondo.</li></ul> Ejemplo de Configuración en ERPNext:<ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Account Name:&nbsp;1111 - Caja Chica - Oficina Principal</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Account Type:&nbsp;Cash</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Parent Account:&nbsp;1110 - Caja y Bancos</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Currency:&nbsp;CRC&nbsp;(Colones Costarricenses)</li></ul> <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">2. Fondear la Caja Chica (Primer Desembolso)</h3>Una vez creada la cuenta, necesitas registrar el dinero que se asigna inicialmente a la caja chica.<ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Documento en ERPNext:&nbsp;Utiliza un&nbsp;"Payment Entry"&nbsp;(Asiento de Pago) o un&nbsp;"Journal Entry"&nbsp;(Asiento de Diario).</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Asiento Contable:</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Débito:&nbsp;1111 - Caja Chica - Oficina Principal&nbsp;(Aumenta el efectivo en caja chica)</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Crédito:&nbsp;1112 - Banco Nacional - Cuenta Corriente&nbsp;(Disminuye el efectivo en el banco)</li></ul></li></ul> Este asiento registra la transferencia de fondos desde una cuenta bancaria de la empresa a la caja chica. <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">3. Registrar los Gastos de Caja Chica</h3>Cuando se realiza una compra o un pago menor desde la caja chica, debes registrar ese gasto. Hay dos formas principales de hacerlo en ERPNext: <h4 class="PlaygroundEditorTheme__h4" dir="ltr" style="text-align: start;">Opción A: Usando "Expense Claim" (Reclamo de Gastos) - Recomendado para un mejor control</h4>Esta opción es ideal si deseas que el custodio de la caja chica registre los gastos y luego los someta a aprobación antes de que se afecte la cuenta contable.<ol class="PlaygroundEditorTheme__ol1"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Crear un "Expense Claim":&nbsp;El custodio de la caja chica crea un nuevo "Expense Claim" en ERPNext.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Detallar los Gastos:&nbsp;En el "Expense Claim", se detallan cada uno de los gastos realizados (por ejemplo,&nbsp;Gastos de Oficina,&nbsp;Suministros de Limpieza,&nbsp;Transporte).</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Adjuntar Comprobantes:&nbsp;Se adjuntan los recibos o facturas de cada gasto.</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Cuenta de Pago:&nbsp;En el "Expense Claim", se especifica que el pago se realizó desde la cuenta&nbsp;1111 - Caja Chica - Oficina Principal.</li><li value="5" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Envío y Aprobación:&nbsp;El "Expense Claim" se envía para aprobación. Una vez aprobado, ERPNext generará automáticamente un&nbsp;"Journal Entry"&nbsp;(Asiento de Diario) que:</li><li value="6" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Débita:&nbsp;Las cuentas de gastos correspondientes (ej.&nbsp;6010 - Gastos de Oficina,&nbsp;6020 - Gastos de Transporte).</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Crédita:&nbsp;La cuenta&nbsp;1111 - Caja Chica - Oficina Principal&nbsp;(Disminuye el saldo de la caja chica). </li></ul></li></ol><h4 class="PlaygroundEditorTheme__h4" dir="ltr" style="text-align: start;">Opción B: Usando "Journal Entry" (Asiento de Diario) Directamente</h4>Esta opción es más directa, pero requiere que la persona que registra el asiento tenga acceso y conocimiento contable.<ol class="PlaygroundEditorTheme__ol1"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Crear un "Journal Entry":&nbsp;Ve a "Accounting" &gt; "Journal Entry" y crea uno nuevo.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Detallar el Asiento:</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Débito:&nbsp;La cuenta de gasto correspondiente (ej.&nbsp;6010 - Gastos de Oficina).</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Crédito:&nbsp;La cuenta&nbsp;1111 - Caja Chica - Oficina Principal.</li></ul></li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Descripción:&nbsp;Incluye una descripción clara del gasto y el número de recibo o comprobante.</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Guardar y Enviar:&nbsp;Guarda y envía el asiento.</li></ol> <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">4. Reposición de la Caja Chica</h3>Cuando el fondo de la caja chica se agota o llega a un límite bajo, se repone.<ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Documento en ERPNext:&nbsp;Utiliza un&nbsp;"Payment Entry"&nbsp;(Asiento de Pago) o un&nbsp;"Journal Entry"&nbsp;(Asiento de Diario).</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Asiento Contable:</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Débito:&nbsp;1111 - Caja Chica - Oficina Principal&nbsp;(Aumenta el efectivo en caja chica)</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Crédito:&nbsp;1112 - Banco Nacional - Cuenta Corriente&nbsp;(Disminuye el efectivo en el banco)</li></ul></li></ul> Importante:&nbsp;Antes de reponer la caja chica, asegúrate de que todos los gastos anteriores hayan sido registrados y que el saldo en ERPNext coincida con el efectivo físico restante en la caja. <h3 class="PlaygroundEditorTheme__h3" dir="ltr" style="text-align: start;">Consideraciones Adicionales para Costa Rica:</h3><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Comprobantes:&nbsp;Es fundamental que se guarden todos los comprobantes (facturas, recibos) de los gastos de caja chica para fines de auditoría y cumplimiento fiscal.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Políticas Internas:&nbsp;Establece políticas claras para el uso de la caja chica:</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem PlaygroundEditorTheme__nestedListItem"><ul class="PlaygroundEditorTheme__ul"><li value="1" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Límites máximos por transacción.</li><li value="2" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Límites máximos del fondo.</li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Quién puede autorizar gastos.</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Frecuencia de reposición.</li><li value="5" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Proceso de conciliación.</li></ul></li><li value="3" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Conciliación:&nbsp;Realiza conciliaciones periódicas (semanales o quincenales) del efectivo físico en la caja chica con el saldo de la cuenta en ERPNext. Esto ayuda a detectar errores o discrepancias rápidamente.</li><li value="4" class="PlaygroundEditorTheme__listItem">Responsabilidad:&nbsp;Asigna un custodio responsable de la caja chica, quien será el encargado de su manejo y registro.</li></ul> Al seguir estos pasos, podrás gestionar eficientemente tu caja chica en ERPNext, manteniendo un control adecuado de los pequeños gastos y asegurando la precisión de tus registros contables.

Puedes manejar una****Caja Chica****(Petty Cash) para compras en ERPNext. Es una práctica contable común y ERPNext ofrece las herramientas necesarias para gestionarla de manera efectiva.

La gestión de la Caja Chica en ERPNext implica la creación de una cuenta contable específica, el registro de los desembolsos iniciales, el seguimiento de los gastos y la reposición del fondo.

Aquí te explico el proceso paso a paso:

### 1\. Crear la Cuenta Contable de Caja Chica

Primero, necesitas una cuenta en tu plan de cuentas que represente el efectivo físico que tienes en la caja chica.

* ****Ubicación en el Árbol de Cuentas:****Esta cuenta debe ser un****Activo Corriente****, específicamente dentro de la categoría de "Caja y Bancos".
* ****Tipo de Cuenta en ERPNext:****Debe ser de tipo****"Cash"****(Efectivo) o****"Bank"****(Banco), aunque "Cash" es más apropiado para una caja chica.
* ****Cuenta Padre:****1110 - Caja y Bancos (o la cuenta padre equivalente en tu plan de cuentas).
* ****Nombre de la Cuenta Hija:****1111 - Caja Chica - \[Nombre del Custodio/Ubicación\] (por ejemplo, 1111 - Caja Chica - Oficina Principal). Esto ayuda a identificar quién es el responsable o dónde se encuentra el fondo.

****Ejemplo de Configuración en ERPNext:****

* ****Account Name:****1111 - Caja Chica - Oficina Principal
* ****Account Type:****Cash
* ****Parent Account:****1110 - Caja y Bancos
* ****Currency:****CRC (Colones Costarricenses)

### 2\. Fondear la Caja Chica (Primer Desembolso)

Una vez creada la cuenta, necesitas registrar el dinero que se asigna inicialmente a la caja chica.

* ****Documento en ERPNext:****Utiliza un****"Payment Entry"****(Asiento de Pago) o un****"Journal Entry"****(Asiento de Diario).
* ****Asiento Contable:****
* * ****Débito:****1111 - Caja Chica - Oficina Principal (Aumenta el efectivo en caja chica)
  * ****Crédito:****1112 - Banco Nacional - Cuenta Corriente (Disminuye el efectivo en el banco)

Este asiento registra la transferencia de fondos desde una cuenta bancaria de la empresa a la caja chica.

### 3\. Registrar los Gastos de Caja Chica

Cuando se realiza una compra o un pago menor desde la caja chica, debes registrar ese gasto. Hay dos formas principales de hacerlo en ERPNext:

#### Opción A: Usando "Expense Claim" (Reclamo de Gastos) - Recomendado para un mejor control

Esta opción es ideal si deseas que el custodio de la caja chica registre los gastos y luego los someta a aprobación antes de que se afecte la cuenta contable.

1. ****Crear un "Expense Claim":****El custodio de la caja chica crea un nuevo "Expense Claim" en ERPNext.
2. ****Detallar los Gastos:****En el "Expense Claim", se detallan cada uno de los gastos realizados (por ejemplo, Gastos de Oficina, Suministros de Limpieza, Transporte).
3. ****Adjuntar Comprobantes:****Se adjuntan los recibos o facturas de cada gasto.
4. ****Cuenta de Pago:****En el "Expense Claim", se especifica que el pago se realizó desde la cuenta 1111 - Caja Chica - Oficina Principal.
5. ****Envío y Aprobación:****El "Expense Claim" se envía para aprobación. Una vez aprobado, ERPNext generará automáticamente un****"Journal Entry"****(Asiento de Diario) que:
6. * ****Débita:****Las cuentas de gastos correspondientes (ej. 6010 - Gastos de Oficina, 6020 - Gastos de Transporte).
   * ****Crédita:****La cuenta 1111 - Caja Chica - Oficina Principal (Disminuye el saldo de la caja chica).

#### Opción B: Usando "Journal Entry" (Asiento de Diario) Directamente

Esta opción es más directa, pero requiere que la persona que registra el asiento tenga acceso y conocimiento contable.

1. ****Crear un "Journal Entry":****Ve a "Accounting" > "Journal Entry" y crea uno nuevo.
2. ****Detallar el Asiento:****
3. * ****Débito:****La cuenta de gasto correspondiente (ej. 6010 - Gastos de Oficina).
   * ****Crédito:****La cuenta 1111 - Caja Chica - Oficina Principal.
4. ****Descripción:****Incluye una descripción clara del gasto y el número de recibo o comprobante.
5. ****Guardar y Enviar:****Guarda y envía el asiento.

### 4\. Reposición de la Caja Chica

Cuando el fondo de la caja chica se agota o llega a un límite bajo, se repone.

* ****Documento en ERPNext:****Utiliza un****"Payment Entry"****(Asiento de Pago) o un****"Journal Entry"****(Asiento de Diario).
* ****Asiento Contable:****
* * ****Débito:****1111 - Caja Chica - Oficina Principal (Aumenta el efectivo en caja chica)
  * ****Crédito:****1112 - Banco Nacional - Cuenta Corriente (Disminuye el efectivo en el banco)

****Importante:****Antes de reponer la caja chica, asegúrate de que todos los gastos anteriores hayan sido registrados y que el saldo en ERPNext coincida con el efectivo físico restante en la caja.

### Consideraciones Adicionales para Costa Rica:

* ****Comprobantes:****Es fundamental que se guarden todos los comprobantes (facturas, recibos) de los gastos de caja chica para fines de auditoría y cumplimiento fiscal.
* ****Políticas Internas:****Establece políticas claras para el uso de la caja chica:
* * Límites máximos por transacción.
  * Límites máximos del fondo.
  * Quién puede autorizar gastos.
  * Frecuencia de reposición.
  * Proceso de conciliación.
* ****Conciliación:****Realiza conciliaciones periódicas (semanales o quincenales) del efectivo físico en la caja chica con el saldo de la cuenta en ERPNext. Esto ayuda a detectar errores o discrepancias rápidamente.
* ****Responsabilidad:****Asigna un custodio responsable de la caja chica, quien será el encargado de su manejo y registro.

Al seguir estos pasos, podrás gestionar eficientemente tu caja chica en ERPNext, manteniendo un control adecuado de los pequeños gastos y asegurando la precisión de tus registros contables.

Caja Chica para Compras

Ayuda general sobre el módulo de Contabilidad de ERPNext